こんにちは、社会保険労務士us.officeの梅津と申します。
飲食店を開業、店舗展開する中で必ず行わなければいけないスタッフの勤怠管理・給与計算・労務手続きはシステムの導入により効率化・経費削減しましょう！
店舗の大きさによりますが、飲食店を開業するときは調理・ホールのスタッフが必要になります。たとえ１名の場合もスタッフを雇用した際は、毎日・毎月必ず、出勤や退勤の記録、残業時間の集計、給与計算、明細の配布といった事務作業を行わなければいけません。
これらの管理を怠っていたり、昔ながらの方法で行っていると、売り上げを上げるという本来考えるべき経営者の業務に集中できなくなり、経費も余計にかかってしまいます。
例えば、紙のタイムカードによる時間の集計に時間を取られてしまったり、給与計算を間違え残業代未払いの問題に発展したり。スタッフを雇用する際に真っ先に目を向ける部分ではないかもしれませんが、後回しにしていると痛い目を見ます。
そのため、スタッフを雇用するとき・する前にこれらの管理をシステムにより効率化しておくことが非常に重要です。
まず、勤怠管理についてはシステムを導入するとスタッフが日々の出退勤の打刻をスマートフォン等で行うことができるため、労働時間や残業時間をリアルタイムで管理することが可能です。管理が適正になり、自動集計により給与計算のミス削減にも繋がります。リアルタイムで管理ができるため、どのスタッフの残業が多いのか、各店舗や部門で残業時間に偏りがないかなどを把握し対応することができます。また、残業時間規制の対応や有給取得義務の対応も可能となります。さらに、飲食店では多く活用されているシフト制の場合、シフトの作成・周知もシステム内で完結することができます。管理者がシステム内でシフトを作成し、スタッフは自身のシフトをスマートフォンやPCで確認するという方法が可能です。
次に、給与明細の作成・配布について。従来の紙明細の場合、給与明細を作成する印刷代がかかります。きちんとした給与明細を作るためには専用のプリンターが必要だったり、封筒が別途必要だったりとコストはばかにできません。このコストは毎月必ずかかるものになり、スタッフが増えれば増えるほど大きくなっていきます。また、給与明細を渡すという作業もばかにはできません。給料の内容が記載されているため他人に渡すことができず、遠方の支店に勤務している場合などは郵送をしなければいけない可能性もあります。アルバイトやパートで勤務日数が少ない人のために、ある程度早めに給与明細を準備しておく必要もあるかもしれません。
これらの業務について電子明細を導入すると、まず印刷代がなくなります。さらに、配布作業もなくなります。システムにメールアドレスを登録しておくと、給料の確定によりスタッフが自身のスマートフォンやパソコンで給与明細を見られるようになります。郵送する必要も勤務日数を気にして事前に準備する必要もなく、遠方にいても問題ありません。また、スマートフォンで給与明細を確認できるため、スタッフはいつでも給料の内容を確認でき、紛失してしまい再発行という事態もなくなります。
勤怠管理などの労務管理は専門的な知識が必要になり、問題が大きくなってから浮き彫りになるため、初期段階で目を向けることが少ないかもしれません。ですが、問題が大きくなってからでは間に合わず、多店舗展開やスタッフを増やしていく際の大きな心配の要因になります。システムの導入により紙代や管理費用の削減にもつながるため、早め早めに労務管理は整えましょう！
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